Mitä puheenjohtaja tekee?

Velo Saimaa etsii uutta puheenjohtajaa. Tässä artikkelissa kurkistetaan Velo Saimaan puheenjohtajan arkeen ja avataan, mitä puheenjohtajuus konkreettisesti tarkoittaa.

Seuran puheenjohtajan tehtävät voidaan jakaa karkeasti hallinnollisiin tehtäviin sekä lajiin liittyviin tehtäviin. Hallinnolliset tehtävät ovat osin yhdistyksen säännöistä sekä ja yhdistyslaista juontuvia ja enempi vähempi pakollisia vuoden mittaan hoidettavia tehtäviä. Niihin kuuluu:

  • Hallituksen koolle kutsuminen vuoden alussa järjestäytymiskokoukseen
  • Hallituksen kokousten johtaminen
  • Sääntömääräisten kokousten (kevät ja syksy) koolle kutsuminen ja johtaminen
  • Sihteerin laatimien kokouspöytäkirjojen puhtaaksikirjoitus (tarvittaessa) ja allekirjoituksille lähettäminen Visma Sign -palvelussa (tai perinteisesti paperisena nimet alle). Myös sihteeri voi hoitaa tämän.
  • Talousarvion ja toimintasuunnitelman laatiminen seuraavalle vuodelle syksyisin yhdessä taloudenhoitajan ja hallituksen kanssa
  • Toimintakertomuksen laatiminen edellisvuodesta vuoden alussa yhdessä hallituksen kanssa
  • Nimenkirjoitusoikeudellisten hallitustoimihenkilöiden muutoksista PRH:lle ilmoittaminen alkuvuonna jos tarve
  • Haastattelujen antaminen medioihin tarpeen mukaan
  • Sähköpostin seuraaminen ja tarvittaessa viesteihin vastaaminen ja sidosryhmätapaamisiin osallistuminen (mikäli asia kuuluu puheenjohtajalle eikä kellekään hallituksesta)

Mitä tarkoittaa kokouksen koolle kutsuminen? Sovit yhdessä hallituksen kanssa ajankohdan ja sisällön seuraavalle kokoukselle (jos ei ole sovittu edellisessä kokouksessa) ja laadit (tai sihteeri laatii) kokouskutsun esitylistan kera ja lähetät sen hallitukselle sähköpostilla.

Mitä tarkoittaa kokouksen johtaminen? Käyt läpi ennakkoon laaditun esityslistan mukaiset asiat yhdessä hallituksen kanssa kokouksessa ja huolehdit, että sihteeri kirjaa tarvittavat yhdessä tehdyt päätökset ja budjetoinnit kokouspöytäkirjaan. Puheenjohtajana huolehdit myös siitä, että sovitut asiat tehdään. Tarvittaessa delegoi vastuuta eteenpäin hallituksessa.

Mitä sitten ovat lajiin liittyvät tehtävät? Nämä ovat niitä, joita teet sydämestäsi ja joihin haluat käyttää aikaa, jos haluat. Esimerkkinä on tapahtumien ja toimintojen ideointi ja toimintaan osallistuminen. Jos olet joskus miettinyt, että tuollainen tapahtuma olisi mukava järjestää, niin nyt sinulla on siihen oivat resurssit toteuttaa se seuran puitteissa. Parhaimmillaan seuratyössä oman intohimon toteuttaminen ja omien päämäärien saavuttaminen tuovat moninkertaisesti energiaa siihen verrattuna, mitä hallinnolliset tehtävät mahdollisesti kuluttavat.

Paljonko puheenjohtajan tehtävä vie aikaa? Omalta osaltani pakollisten hallinnollisten vastuiden hoitaminen (muuhun ei enää riitä aikaa tai energiaa) on vienyt kesän jälkeen 0 minuuttia, koska kokouksia ei ole nyt järjestetty. Käytin noin puoli tuntia sisäpyöräilyn ilmoittautumislomakkeen laatimiseen ja lähettämiseen syyskuussa sekä olen käynyt seura-asioissa viestittelyä WhatsApilla ja sähköpostilla ehkä 20 minuuttia elokuusta alkaen. Tarvittaessa tehtävä hoituu kohtuullisen pienellä panostuksella hallituksen avustuksella.

Vuositasolla hallinnollisten tehtävien hoitamiseen (pois lukien kokoukset) on hyvä varata 10-30 tuntia aikaa, mikä jakautuu 52 viikolle noin 10-35 minuuttia per viikko. Kokouksiin ja niihin liittyviin toimiin aikaa menee karkeasti 3-4 tuntia per kokous, kun lukuun otetaan valmistelut, itse kokous (monesti 2 tuntia tai enemmän) sekä pöytäkirjan tarkistus. Loppu ajankäyttö on kiinni kiinnostuksesta itse pyöräilytoiminnan järjestämiseen ja toimintaan osallistumiseen. Kohtuuttoman paljon seuratoiminnan vetäminen ei siis tule aikaa viemään, ja minä olen apuna aina tarvittaessa. Seuran sääntöjä tullaan päivittämään siihen suuntaan, että puheenjohtajan paikka on määräaikainen.

Oletko kiinnostunut puheenjohtajan tehtävästä? Nyt on loistava tilaisuus lähteä toteuttamaan visioita pyöräilyssä vakavaraisen, modernin ja hyvämaineisen mikkeliläisen pyöräilyseuran johdossa! Uusi puheenjohtaja valitaan seuran syyskokouksessa marraskuussa. Tehtävä alkaa tammikuussa 2022. Mikäli haluat vielä kysyä lisää, niin ota rohkeasti yhteyttä t_saramaki(a)hotmail.com tai soita 0405376331. Toivottavasti nähdään syyskokouksessa!

Teemu Saramäki

No Replies to "Mitä puheenjohtaja tekee?"